CRM és belső rendezés

Google Sheets CRM, Gmail labelek, Drive struktúra — egy egység, ami nélkül a 8. modul ügyfél-szerzése káoszba fullad.

Röviden — Rendet raksz az ügyfeleid körül egy egyszerű táblával, Gmail-címkékkel és Drive-mappákkal. A végére semmi nem vész el, és tudod, kivel hol tartasz.

• Eldöntöd, mikor elég egy lista, és mikor kell nagyobb rendszer
• Felépítesz egy ingyenes Google Sheets nyilvántartót
• Megnézed, hogyan automatizálható részben a tábla (opcionális)
• Rendet teszel a Gmailben és a Drive-on

Hol tartasz

A 8. modulban kiküldted az első megkereséseket — ez az aktív munka, te keresel meg embereket —, akiket a 7. modulban épített konzultációs funnel (landing + naptár + automatikus emailek) fogad és terel a beszélgetésig. A 9.-ben elindult a lead magnet és az email lista (capture funnel). Mindkét funnel embereket termel — a CRM az a tartály, ahova beérkeznek és nem hullanak ki.

A CRM (ügyfélkapcsolat-nyilvántartás) nem extra eszköz. Itt tartod nyilván, kivel mikor beszéltél, mit ígértél, mit várnak tőled. Sokan fejben tartják, és pár hét után elveszítik a fonalat. Az ár konkrét: egy érdeklődő, akinek elfelejtettél válaszolni, nem szól — mástól vesz.

Mit építesz meg ezen a héten

A modul végére bármelyik érdeklődődről egy ránézésre megmondod, hol tart és mi a következő lépés. Az eszköze: egy Google Sheets nyilvántartó + Gmail és Drive rendezés, a méretedre szabva. Kevés névnél csak rendben tartod, amid van. Zsúfoltnál felépíted a 4 munkalapos rendszert.

01. A minimál-verzió — mikor elég egy munkalap

Az első 10 ügyfél-jelöltig egy munkalap elég: a 8. modul tracking-táblája (8. modul). Név, csatorna, üzenet dátuma, válasz, következő lépés. Ne építs CRM-katedrálist 3 névre.

A 4 munkalapos rendszer akkor kell, ha a tábla zsúfolt. Jelek: 10-nél több név, párhuzamos beszélgetések, kiküldött ajánlat, első fizető ügyfél. Akkor a tracking-táblád lesz a Prospects-lap, a többi három e köré épül.

A heti feladat is e szerint ágazik el — a minimál-ágat ott külön kiírom.

Próbáld ki most: számold meg a neveidet. 10 alatt vagy? Ennyi elég — ugorj a 04. szakaszra.

02. Google Sheets CRM — négy munkalap

Nem kell drága szoftver — egy Sheets dokumentum elég. „CRM — [év]” fájl, 4 munkalap:

1. Prospects — 8. modul ismerős-listája + új lehetséges ügyfél. Oszlopok: név, email, miért érdekes, utolsó kapcsolat dátuma, státusz.
2. Consultations — Cal.com foglalások. Név, dátum, mit kérdezett, mi az ajánlat, mi lett a kimenet.
3. Proposals — kiküldött ajánlatok. Kinek, mikor, milyen csomag, ár, status (pending/won/lost).
4. Clients — fizető ügyfelek. Név, csomag, kezdés dátuma, fizetés státusza, megjegyzések.

Egy ránézésre minden státusz látszik — nem kell több rendszer.

Az értéke a megjegyzés-oszlopban van. Kata, a könyvelő a Prospects lapon a „miért érdekes” mezőbe ezt írja: „volt kolléga, most céget váltott — bérszámfejtésben kért már segítséget”. Három hét múlva ebből az egy sorból tudja, mivel nyissa a következő emailt.

Az oszlop-fejlécek a reference.md-ben megvannak — abból két perc alatt összerakod a saját szakmádra.

Próbáld ki most: másold le a sablont, és vidd át az első három nevedet a Prospects lapra — a „miért érdekes” oszloppal együtt.

03. Apps Script automatizáció — opcionális

Ez a szakasz opcionális. A CRM enélkül is teljes — kézzel frissíteni napi 2 perc. Csak akkor nyúlj hozzá, ha a kézi munka már zavar.

A Sheets erőssége az Apps Script (a táblázatba épített programnyelv, amivel a tábla magától csinál dolgokat).

Példák:

• Cal.com új foglalás után új sor a „Consultations” lapon — webhookkal (a Cal.com automatikus üzenete minden foglaláskor)
• „Proposals” státusz „won”-ra váltásakor a sor átkerül a „Clients” lapra

Nem kell programozónak lenni — Claude Code-dal 10-15 perc/script. Kész scriptek a reference.md-ben, csak bemásolod a script-szerkesztőbe.

Ha elrontottad: a Sheets minden változtatást ment. Fájl → Verzióelőzmények → Verzióelőzmények megtekintése — egy kattintással visszaállsz a script előtti állapotra. Az adataid nem vesznek el. Legrosszabb esetben töröld a scriptet, és a tábla kézi módban megy tovább.

04. Gmail label-struktúra és Drive rendszerezés

A Gmail label (címke) mappaként működik, csak rugalmasabb: egy levél több címkét is kaphat, és nem tűnik el az inboxból.

Gmail labelek:

• 01-Prospects
• 02-Consultations
• 03-Proposals
• 04-Clients
• 05-Operations

Bejövő email a megfelelő labelbe (automatikusan vagy 30 mp kézzel). Egy hónap múlva is pontosan visszakereshető.

Drive mappa-szerkezet ugyanezzel a számozással:

01-Prospects/
02-Consultations/
03-Proposals/[ügyfél-név]/
04-Clients/[ügyfél-név]/

Az ügyfél-mappákban: szerződések, számlák, leszállított anyagok, notes.md (mi történt). Ismétlődő minták, amik nélkül 3 hónap után nem találsz semmit.

Bence, a fotós a 04-Clients/horvath-eskuvo/ mappában tartja a szerződést, a számlát és a válogatott képek linkjét. Fél év múlva a pár kér még egy képet — 30 másodperc, és megvan.

Eszter, a terapeuta ugyanezt használja, csak a notes.md-be a (titoktartással kezelt, beazonosíthatatlan) ülés-jegyzetei kerülnek: hol tartanak, mi a következő téma. Neki nem a fájlvesztés a tét, hanem hogy két ülés között ne fejből idézze fel tíz kliens fonalát.

Próbáld ki most: hozd létre az öt Gmail labelt — Beállítások → Címkék → Új címke, 2 perc.

Heti feladat

Először döntsd el, melyik ágon vagy:

• Minimál-ág (10-nél kevesebb jelölt): tartsd naprakészen a 8. modul tracking-tábláját, és állítsd be a Gmail labeleket. A 4 lapos rendszert hagyd későbbre.
• Teljes ág (zsúfolt tábla): másold le a Sheets CRM-sablont, töltsd fel a neveiddel, állítsd be a labeleket, és hozd létre a Drive mappa-szerkezetet a minta szerint.

Akkor vagy kész, ha minden ügyfél-infó ott van, ahol kell: bármelyik nevedről 30 másodperc alatt megmondod, mi volt az utolsó kontakt és mi a következő lépés.

A hátteret rendezted. A kérdés most: honnan jönnek a nevek, és melyik csatorna hozza őket? Erre csak méréssel válaszolsz. A 11. modulban felteszed a GA4-et, és heti 15 percben átlátod, mi történik a webhelyeden.

Ha elakadtál

• „Nem tudom, melyik ág vagyok.” Számold meg a neveidet. 10 alatt: minimál-ág. Az üres 4 lapos rendszer nem előny — karbantartási teher.
• „Elkezdtem a 4 lapot, de nem vezetem.” Túl korán léptél, vagy túl sok az oszlop. Vissza az egy munkalapra, és csak a „következő lépés” oszlopot tartsd szentnek.
• „Az Apps Script hibát dob.” Először Fájl → Verzióelőzmények, állítsd vissza a táblát. Utána másold a hibaüzenetet Claude Code-ba a script mellé — jellemzően egy engedély vagy elgépelt tartomány-név.
• „A label-ezés nem áll kézre.” Kezdd kettővel: 01-Prospects és 04-Clients. A többit akkor, ha van mit beléjük tenni.

Letölthetők

• prompts.md — promptok a CRM-struktúra saját szakmára szabásához és az automatizációhoz
• reference.md — a 4 munkalap oszlop-fejlécei + kész Apps Script-ek bemásolásra
• SKILL.md — Claude Code skill a modulhoz